Ако искате да станете по-организирани и продуктивни, но не знаете от къде да започнете, аз ще се опитам да ви дам едно добро начало.

Когато станете по-продуктивни и съсредоточени върху важните неща за вас, започвате да вършите много повече за много по-малко време. А най-хубавото е, че вместо да се чувствате преуморени от работата, която сте свършили, започвате да ставате уверени, активни и удовлетворени.

След това кратко интро искам да ви покажа нещо, което ще ви отнеме не много време, но може да има страхотни последствия за вас. Правя уточнение, че не е нито ново, нито революционно. Напротив, дъвкано е много пъти. Почти всеки, интересувал се от организация на времето и оптимизация на труда, е чувал за тази съвсем проста техника. Просто ще споделя моя опит.

Как започнах да записвам за какво изразходвам времето си?

Обмисляйки кое е това едно нещо, което може да има най-голям ефект върху продуктивността ми миналата седмица, реших да записвам как изразходвам времето си. За да направя това използвах календара на Google, където първо разделих мислено целия ден на три части – сутрин (8:00 – 12:00), следобед ( 12:00 – 18:00) и вечер (18:00 – 0:00+). След това разделих всеки от периодите на по трийсетминутни интервали и в продължение на два дена се стараех непрекъснато да записвам какво правя през всеки един такъв интервал. Бях се подготвил за досадна работа и доста объркване, но като цяло се оказа, че нито отнема кой знае колко допълнително време, нито кой знае колко усилия. Това, че бях разграфил времето на трийсет минутни интервали, съвсем не означаваше, че на всеки половин час сядах да запиша какво съм правил. Например, в понеделник около обяд ми се наложи да отида на среща, която продължи около 3 часа и през това време нямах нито достъп до интернет, нито възможност да мисля за друго освен за срещата. Всичко това доведе до един интервал от около 4 часа, в коxто не бях записал всичко, но първото нещо след това беше да отбележа в календара тези часове. В крайна сметка колкото повече време от деня минаваше и повече неща записвах, толкова по-интересно ми беше какво записвам.

Резултатите... Интересът ми беше породен най-вече от това, че досега никога не съм си давал реална сметка как преминава деня ми и какви неща правя. Осъзнах, че само около 60% от времето ми преминава в това, в което си мисля, че правя. Също, че доста голяма част от деня е изпълнен с пасивни дейности като говорене по телефона, проверяване на пощата, висене във Facebook, Skype и въобще в Интернет. Замислете се, ако ви попитам какво правихте днес дали ще ми отговорите – „Ами, говорих по телефона и си проверявах пощата”. Не, ще ми кажете най-вероятно, че сте били на работа, свършили сте това и онова, видяли сте с този и с онзи и т.н. Да, ама като си погледнете календара, виждате, че тази ви дейност е една съвсем малка част от деня ви. Разбира се, това, което казвам тук е строго индивидуално и всеки се занимава с различни неща. Факт е обаче, че със сигурност не осъзнавате колко голяма част от времето ви преминава в пасивни дейности по една или друга причина.

Ползите. На първо място осъзнах нещо, което съм срещал в много статии, материали и книги за организиране на времето. А то е, че няма как да имаш власт над нещо, ако не го познаваш и не знаеш какво е. Мога да направя едно сравнение с личните финанси на хората. Ако искате да подобрите финансите си, първото нещо, което трябва да направите е да разберете за какво харчите парите си. Само тогава може да започнете да имате власт и да вземете решение да НЕ ги харчите или да ги харчите за нещо друго. Същото нещо се получи и с организацията на времето. След като осъзнах, че около 3 часа прекарвам в проверка на мейла, още около 2 часа в Skype и Facebook, мога да взема решение да не го правя и да пренасоча действията си към нещо по-продуктивно. Или пък 3 часа на ден, през които говоря по телефона – това, ако не е пилеене на време. Освен това разбрах, че сутрин съм доста по-НЕпродуктивен, отколкото следобяд. В разделянето на деня на три части, осъзнах, че много пъти пък вечер правя неща, които по принцип трябва да правя сутрин или следобед. Като цяло вярвам, че всеки може да направи, доста полезни изводи за себе си след едно такова упражнение.

Действията, които предприех. Само след два дена записване на времето си и направен елементарен анализ на резултата, направих някои съвсем леки корекции, които имаха страхотен ефект:

• Изключих Skype по време на работа (освен в случаите, които ми трябва за работа).
• Реших да проверявам имейла си на всеки час или повече.
• Четях любимите си сайтове в началото и в края на работния ден.
• Отварях Facebook само в последната третина на деня (след 18:00).
• Намалих бърборенето с колеги и приятели, когато имах работа.

Както виждате сами, не спрях да правя нищо от нещата, които преди правех. Просто ги преместих в други часове на деня или регламентирах строги интервали. В резултат на това още на третия ден (първия след воденето на бележника) имах дълги периоди от по 30-40 минути, в които дори се чудех какво да правя. Когато не можеш да си отвориш някой сайт, не влизаш в Skype, не си четеш мейла и не си говориш с някого, искаш не искаш се съсредоточаваш върху нещо креативно.

Резултатът като цяло е, че от от общо 5 часа пасивно време през деня успях да го намаля на половина. Без да спирам да върша нещата, които ми харесват.